如何训练对于数字的敏感性

菜鸟之家

开经营会议的时候，我常常发现很多中高层管理人员，对数字相当的不敏感。有时候，整个一场会开完，有些管理人员对各部门所报告的数据，既无问询，也不质疑，只是盯着幻灯片，任其往下翻。而报告的人，常常将一些数字念到个位数，乃至小数点后面两位数，也让我觉得不可思议。我觉得这样的会议，这样的数字，这样的管理人员，都没有价值。不能透过数字，看出数字背后的问题的管理人员，不是好管理人员。要么赶快训练对数字的敏感度，要么，干脆另谋生路。
　　这让我想自己与数字打交道的故事。
　　读书时，我的数学成绩并不好。参加工作后，我所从事的工作，却是个天天跟各种数据打交道的工作。至今还记得，第一次做统计数据的工作，一堆数字，我加过去，而后加过来，怎么都对不起来。第二天就要交那份报告，那天晚上，我却被困在一堆数字里，晕头转向，欲哭无泪。在快要绝望的时候，一位新来的工程师来找资料，成了我最后的救命稻草。在我的万般央求之下，他帮我把那堆统计数据给弄了出来。
　　从此，那些数据就变成了我的噩梦。有段时间，我做梦的主要内容，就是不停计算数字。但我却常常因为一些数字的准确性，而被上司骂得狗血喷头。我不服气，但又无奈。有些事情，我也常常搞不懂，那些数字都是我统计的，一个个都是我输进电脑，做成图表的。为何我发现不了其中的错，而上司翻翻，扫一眼，就能发现错误呢?
　　后来，我从统计，被调入生产线，之后，又被调去任品质部主管。最糟糕的事情，就发生在那一年。工作忙，常常起早贪黑。每次开会，检讨工作，除了带着一堆资料之外，当然还要记住很多重要的数据。但我是对数据不敏感。其结果是，我越想拼命记住那些数字，我的记忆力却变得越差。一度到了我跟别人讲话，讲了上半句，竟然会忘记下半句想讲什么。
　　有一天，我们在那里进行月度检讨。老板问财务部经理一些经营数字，比如销售业绩，成本状况，等等，我听财务部经理在那里翻着月统计报表，答：“8360912元”，“337231元”，“4053222元”。老板忽然问起三个月前的材料成本数据，财务经理傻眼了，手上没有报告，答不出来。我恰好记得那些数据，便顺口答：“234万。占了整个产值的28%。”散会后，我很奇怪，对数据一向迟钝如我的人，何以记得三个月前的成本数据?仔细想，原来那时候我要分析品质成本，就看了整个成本数据。但我记忆力本身就差，又对数字不敏感，所以只是记了大数。
　　记大数?我忽然开了窍。我过去之所以记不住那么多数据的原因，想来大概也如财务经理一样，数字弄得太精准。数字精准，就必须得花大力气去记。但事实是，没有人有那样的精力和能力，记得那些精确到个位的数字。我仔细分析了一下，发现，在企业里，做为管理人员，分析和判断时，只需要到万位数就可以，万以下的数字，可以忽略不计。另外一些数字，则只需要记住百分比即可。有了大数，有了百分比，有些数字记不住，其实不打紧，一推算，就出来了。
　　之后，我再接再厉，继续分析总结，发现，其实，很多数字是有规律的。比如成品率，废品率，材料成本，管理费用，他们都在某个百分比上下波动。记住了上年度，或者本年度第一季度的大数(到万即可)和百分比，以其为参考基准线，后面几个月，上下的波动，其实很容易记住。如果报表中，忽然出现某个跳动太明显的数字，自然便是异常的。快速判断这个异常是计算错误，还是真的异常，只需要看与其相关联的数字即可，如果与其相关联的数字也随之波动，则是真的异常，如果与之相关联的数据没有太大变化，立刻就可以判断出来，这个数字的计算是有问题的。
　　大数当然只是用于方向和趋势的判断。仅仅记住大数是不够的，还要记住每个项目的关键指标。关键指标，是很多数字赖以存在的基础和基点。比如，计划部门，必须记住物料采购周期，产品生产周期、按时交货率、每个工序标准加工时间等等，以此为参考基点，任何与之相关的数字拿来一比，他可以立即判断进度是否异常。若考核业绩的话，一定要记得部门平均业绩，个人平均业绩，最高、最低业绩等。如果是市场部，除了记住一个月的销售指标外，自然要分解到每天，每个片区的销售业绩指标，到哪天，只要看当天业绩和累积大数，自然对销售状况了然于胸了。
　　除了根据大数和关键指标去衡量和判断之外，还要随着异常的波动，适当调整自己的注意力。每天，那些项目虽然重要，但是在图表上显示正常的数据，可以一扫而过，不必为之花时间。你要集中注意力，重点盯异常点。一般异常的，就是一个，或者几个点而已，所以，你会很容易关注的过来，自然也就很容易记得住，盯得住。其实，只要理解了数字背后的意义，记住相关数字，是比较容易的事。
　　当明白了这些的时候，我就开始调整我的工作方法，记数字的方式，有意识训练自己。后来，我尝试让自己记住更大范围、更宏观的数字，比如世界范围内的行业数字，在日本、美国、韩国、台湾等国家地区的数字，中国的行业数据，某个地区的行业数据。我尽大可能放宽我的视野，搜寻与我所从事领域相关联的数字，拿来判断一下，琢磨一下它的好坏，根据它的走势，寻找一下它的判断基准点。渐渐的，我也变成了一个对数字敏感的人。
　　特别是我离开原来的公司，到了新公司之后，能快速记住主要的关键指标和数字。我在一两天之内，就能从各部门提供的数据和报告中找出问题;我能看一眼财务的数据，就指出那些重要指标与世界发达国家水平及中国发达地区水平、行业平均水平的差异，乃至重要物料计算是否准确。我甚至能比排计划的人，更能快速计算出物料需求量，生产中可能受阻的位置和可能受阻的时间等等。他们常常惊叹我对数字的敏感程度，以为我的记忆力超人。其实非也。到现在，我还会常常忘掉很多常用的电话号码，每次都要从手机中查，甚至不记得现在租住房子的门牌号码。之所以能记住与那么多与工作有关的数字，无非是我对工作用心，找到了一点点记住数字的技巧和规律。总结起来，其实也相当简单，就几句话：“记大数，略小数，有事没事，琢磨琢磨关键指标，盯紧异常数。”